Woche 24 - es wird getippt...

20Juni2015

Ich fasse die ganze Woche diesmal zusammen, da ich mich sonst viel zu oft wiederholen werde. Meine Grundaufgabe ist es nun die Berichte von den Schulen in eine Excel Tabelle einzutippen. Es gibt zwei Arten von Berichten einerseits die Lehrerstunden und andererseits die Budgetausgaben. Bei den Lehrerstunden werden die kalkulatorischen und die wirklichen Arbeitsstunden sowie die Überstunden in die Tabelle eingetragen. Bei den Budgetausgaben jedoch nur eine Summe. Zum Ausgleich darf ich ab und zu in der Woche Dokumente in die andere Stadverwaltung bringen oder etwas abholen.

Dafür war das Wochenede etwas abwechslungsreicher, denn ich habe eine Flugshow besucht:

 

Woche 23 - neues Büro, neue Aufgaben...

13Juni2015

Am Montag fing ich gegenüber im neuen Büro an zu arbeiten. Ich sage ehrlich, es ist keine sonderlich spannende Aufgabe, dennoch halte ich es die letzten Tage auch noch aus :) Ich muss Berichte, die die Schulen bei mir oder meiner Kollegin abgeben in eine Excel Tabelle einpflegen. Es wechselt sich immer zwischen zwei Berichtsarten ab, einerseits die Tabelle mit den Lehrerstunden und andererseits die Tabelle mit den bisherigen Budgetausgaben. So sitze ich also den ganzen Tag und tippe zahlen in den Computer...

Am Dienstag durfte ich morgens zur anderen Stadtverwaltung und einige Dokumente abholen. Zwischendurch kamen die Sekretärinnen aus den Schulen ins Büro, um ihre Berichte abzugeben. Auf allen Exemplaren bekamen sie einen Eingangsstempel und die Exemplare, die sie bei mir ließen, pflegte ich wieder in die Tabellen ein.

Am Mittwoch war ich mit dem ersten Stapel berichten fertig, da kam eine Kollegin von nebenan und gab mir einen noch größeren Stapel Berichte von Januar bis April 2015. Also habe ich die restlichen Tage ersteinmal genug zu tun.

So machte ich mich Donnerstag früh gleich an die Berichte und tippte sie in den Pc ein. Die Budgetausgaben sind nach Kapiteln geordnet und so muss ich aufpassen, um nicht eine Summe in die falsche Spalte einzufügen. Um die Augen ab und zu zu erholen, ging ich zur anderen Stadtverwaltung, um Dokuemte zum unterschreiben abzugeben.

Freitag war nicht viel los außer tippen, tippen, tippen...

 

Woche 22 - das Praktikum nähert sich dem Endeeee :)

06Juni2015

Am Montag habe ich mich endlich wieder ans sortieren der Einschreiben gemacht, denn es hat sich so einiges angesammelt. Später am Nachmittag habe ich die Ausgangspost bearbeitet, denn es waren ganze zwei Ordner voll. Damit habe ich mich bis zum Feierabend noch beschäftigt.

Am Dienstag waren wieder die ORE Einweisungen dran, wir pflegten also neue Jugendliche ins System und aktualisierten die bereits im System vorhandenen Jugendlichen, um sie anschließend einweisen zu können.

Am Mittwoch morgen erfuhr ich, dass ich ab nächster Woche bei einer anderen Kollegin im Büro bin, da ihre Kollegin die Stelle gewechselt hat und somit etwas Hilfe gebrauchen könnte. Ich bin irgendwie schon etwas traurig, da ich mich an meine Kollegin gewöhnt habe und ich mich mit ihr, trotz des großen Altersunterschiedes, super verstanden habe. Aber andererseits freue ich mich auch wieder was neues zu lernen, auch wenn es nur noch 3 Wochen bis zur Rückkehr sind. Also räumten wir meinen PC etwas aus indem ich meiner Kollegin all meine Schreiben rüberschickte und aussortierte. Wir setzten uns auch noch einmal ans ORE System und wiesen die Jugendlichen in ihre Einrichtungen ein.

Der Donnerstag ist in Polen ein Feiertag, deshalb musste ich nicht zur Arbeit :)

Am Freitag erledigte ich noch die restlichen angefangenen Sachen, damit ich mich Montag ganz meiner neuen Stelle widmen kann, die gegenüber liegt :P Ich registrierte den Posteingang sowie den Postausgang. Die restlichen Einschreiben, die noch dazugekommen sind räumte ich noch zu den Vorgängen. 

 

 

Woche 21

31Mai2015

Der Montag begann wie viele Montage mit den Einweisungen ins ORE-System. Wir schrieben alle Informationen ins System, die wir aus den Dokumenten der Jugendlichen schöpfen konnten. Ich erstellte ein paar Schreiben an Volljährige, damit sie Bescheid wissen, wo sie ihre Dokumente aus den Einrichtungen abholen können. Zum Feierabend hin durfte ich wieder Dokumente zum anderen Sitz der Stadtverwaltung bringen.

Am Dienstag machten wir uns mit dem einpflegen von Verträgen im Programm KSAT vertraut. Jede ausgezahlte Summe musste im Programm eingetragen werden sowie das Datum der Auszahlung. Wieder kamen Schreiben von den Einrichtungen, dass Jugendliche aufgrund von Abwesenheit aus der Einrichtung geflogen sind. Dadurch musste ich Schreiben ans Gericht erstellen, ob wir den Jugendlichen erneut einweisen sollen oder andere Maßnahmen eingeleitet werden.

Am Mittwoch war ich alleine im Büro und musste die Anrufe meiner Kollegin entgegen nehmen. Ich bearbeitete den Posteingang, den mir meine Abteilungsleiterin brachte, registrierte die Schreiben ersteinmal im Lotus und versuchte die zu bearbeiten, die ich konnte. Da einige Schreiben vom Direktor unterschrieben zurückgekommen sind, schickte ich diese raus.

Den Donnerstag verbrachte ich mit weiterem Erstellen von Schreiben wie z.B. ans Gericht, an das Standesamt oder an das Bürgeramt. Am Nachmittag setzte ich mich mit meiner Kollegin ans System ORE und wir pflegten die Jugendlichen ein. Anschließend wiesen wir sie in eine Einrichtung ein.

Am Freitag verbrachte ich erneut einen ganzen Tag mit meiner Kollegin die Verträge im Programm KSAT einzutragen bzw. zu verbessern.

Am Wochenende war meine Freundin zu besuch und ich zeigte ihr ein wenig die Stadt...

  Rodeln :) lecker Essen darf natuerlich nicht fehlen  ...:)  der Malta See Poseneine kleine Bootstour Bootstour

 

Woche 20

24Mai2015

Am Montag haben wir wieder eine Menge Einweisungen im System ORE fertig gemacht. Wir pflegten die Personen Daten ins System ein und hefteten die Vorgänge anschließend ab. Die Post registrierte ich im Programm Lotus und bearbeitete die Schreiben, die ich als Vorlage am PC hatte.

Der Dienstag begann ebenfalls mit Einweisungen, da neue Jugendliche dazugekommen sind. Für die Vervollständigung der Dokumentation eines anderen Jugendlichen schrieb ich einen Brief an ein Elternteil mit der Bitte uns die Geburtsurkunde zuzuschicken. Mittags kam mein Lehrer zu besuch und unterhielt sich mit meiner Praxisanleiterin und mit der Abteilungsleiterin.

Am Mittwoch setzten wir uns an die Verträge und veranlassten die Auszahlungen für die Eltern, die ihre behinderten Kinder zur Schule fahren. Die Abrechnung haben wir dann an die Finanzabteilung abgegeben. Als vom Direktor die unterschriebenen Schreiben zurückgekehrt sind, registrierte ich sie im Lotus und schickte ich sie raus.

Am Donnerstag früh besichtigte ich mit meiner Kollegin eine Berufsschule. Die Schuldirektorin führte uns durch die Schule und erzählte mir vieles über die Schule. Neben der Schule ist eine Beratungsstelle, die wir ebenfalls besuchten. Als wir zurück im Amt waren, warteten bereits weitere Einweisungen auf uns.

Am Freitag kamen wieder neue Schreiben bei uns an. Es waren drei Jugendliche, dessen Dokumente von der Einrichtung zurückgeschickt wurden. Zu den Jugendlichen schrieb ich dem Gericht, ob sie erneut in eine Einrichtung eingewiesen werden sollen.  Bei den Abrechungen kontrollierte ich noch einmal die Summen und heftete die Vertragsnummer dazu, da sie bei einigen Elternteilen fehlten. Am Nachmittag zeigte mir meine Kollegin im Programm PABS die Finanzaufteilungen (wie viel Geld wird für welche Sachen ausgegeben, Budgetplan etc.). 

Woche 19

15Mai2015

Am Montag kamen die Verträge und die Anhänge zu den Verträgen vom Direktor unterschrieben zurück und wir registrierten sie im Programm KSAT im Modul CRU. In diesem Programm müssen alle Verträge registriert werden sowie auch alle Änderungen, die den Vertrag betreffen. Da wir das Programm beide nicht kennen, mussten wir einen Kollegen um Rat fragen. Nachdem alle Verträge sorgfältig eingepflegt wurden, setzten wir uns noch ans System ORE und schickten ein paar Jugendliche in die verschiedenen Einrichtungen.

Dienstag bis Freitag war ich dann leider krankgeschrieben.

Woche 18

10Mai2015

Am Montag kam gleich am Morgen ein Elternteil, der einen Antrag auf Einweisung in eine therapeutische Einrichtung stellen wollte. Ich gab ihm ein Formular zum Ausfüllen, da er aber einen Bericht über die Behinderung des Kindes nicht dazugelegt hatte, musste er diese noch einmal von Zuhause holen. Nachdem die Dokumentation komplett war, machte ich das Schreiben fertig und legte es dem Direktor vor.

Fast den ganzen Dienstag verbrachten wir mit einem riesen Stapel Einweisungen ins ORE System bzw. in verschiedene Einrichtungen. Zum Feierabend hin kontrollierten wir noch ein paar Verträge zur Erstattung der Benzinkosten. Ich notierte dabei seperat in einer Excel Tabelle den Bearbeitungsstatus (welche Auszahlungen wurden bis jetzt getätigt, welcher Paragraph wurde im Vertrag geändert etc.).

Mittwoch fuhren wir mit dem Thema Verträge fort. Zwischendurch kam eine Volljährige ihre Dokumente abholen. Sie unterschrieb eine vorgefertigte Abholungsbestätigung und bekam die Unterlagen ausgehändigt. Am Mittag nahm mich meine Kolllegin mit in einen Kindergarten für behinderte Kinder, der nicht weit von der Arbeit liegt. Ich fand es eine super Erfahrung, da ich immer mit dem Thema auf Arbeit konfrontiert werde, jedoch muss man sich das immer nur vorstellen wie es aussieht. Deshalb war ich wirklich froh über die nette Führung im Kindergarten und auch die Kinderpsychologin hat mir einiges über diesen sehr speziellen Kindergarten erzählt. Nachmittags fertigte ich Abholungsbestätigungen für andere Volljährige vor, für den Fall, dass jemand spontan seine Dokumente abholen möchte.

Am Nachmittag haben wir uns noch mit der Gruppe getroffen und waren in der Stadt was essen. :)

Ein Spaziergang durch die Stadt..Mittagessen im MANEKIN

Am Donnerstag kam eine riesen Ladung Ausgangspost vom Direktor zurück. Ich setzte mich also an die Schreiben und verschickte sie. Zum Mittag hin kam ein Mitarbeiter einer Jugendeinrichtung, um nachzufragen wie weit die Einweisung seiner Mitbewohnerin vorangekommen ist. Dadurch jedoch, dass sie eine Kind hat kann man sie schlecht in eine erzieherische Einrichtung mit anderen schwierigen Jugendlichen stecken und so entstand eine kleine "Diskussion", da der Herr der Meinung war man müsse sie vom Kind trennen, was meiner Kollegin aber gar nicht gefallen hatte.  Im Endeffekt wurden alle Wege eingeleitet um sie einzuweisen.

Den Freitag musste ich allein im Büro verbringen, da meine Kollegin einen Tag Urlaub hatte. Ich nahm ihre Telefonate an und notierte alles auf einem Zettel, damit sie am Montag zurückrufen kann. Außerdem schrieb ich Schreiben ans Gericht mit der Frage, was mit den Jugendlichen passieren soll, die aus der Einrichtung gestrichen wurden.

  

Woche 17 - kurze Woche & langes Wochenende :)

01Mai2015

Am Montag morgen wurde ich bereits gebeten ein wichtiges Dokument zum anderen Amt zu bringen. Für die Dokumentation eines Jugendlichen, der in eine Einrichtung eingewiesen werden soll, brauchten wir noch eine Geburtsurkunde und deshalb schrieb ich an das Standesamt mit der Bitte die Urkunde auszustellen. Auch heute durfte ich wieder die Ausgangspost bearbeiten und hatte den restlichen Tag damit zu tun.

Am Dienstag setzten wir uns ans System PABS und suchten die Schüler raus, die in die verschiedenen Einrichtungen eingewiesen werden sollten. In dem System finden wir dann oft Geburtsdatum, Namen der Eltern und Adresse, Adresse des Schülers sowie die Schule, die der Schüler besucht. Diese Informationen pflegen wir dann ins System ORE ein und können den Jugendlichen dann einweisen.
Mittwoch wurde mir wieder ein Stapel voller Ausgangspost überreicht. Die, die ich im Standesamt abgeben musste ließ ich mit einem Eingangsstempel versehen und legte sie zum Vorgang zurück. Den Rest brachte ich in die Kanzlei. Die zweiten Exemplare der abgeschickten Briefe legte ich ebenfalls zu den Vorgängen zurück. Den neuen Jugendlichen, die uns vom Gericht zur Einweisung zugeschickt wurden, erstellte ich ein Dokumentationsblatt in dem ich Schule, Adresse etc. ausfüllte.

Am Donnerstag war dann nicht mehr viel los, weil die meisten schon im verlängerten Wochenende steckten. Somit nahm ich mir Zeit und durchforstete die Ordner mit den Jugendlichen, die auf einen Einrichtungsplatz warten und kontrollierte alle Dokumentationsblätter. 

... und später verabschiedete ich mich in den Feierabend und ins lange Wochenende !

 

Woche 16

25April2015

Am Montag verschickte ich viele Schreiben ans Gericht mit der Bitte um Rückmeldung, was mit dem Jugendlichen, der aus der Einrichtung wegen Nichterscheinen gestrichen wurde, passieren soll. Mit meiner Kollegin brachte ich das Thema mit den Untersuchungen von Kindern aus anderen Städten in Poznań auf Vordermann. Wir erstellten eine neue Excel Tabelle, die auf jeden Fall übersichtlicher war. Unserer Abteilungsleiterin sollten wir dann eine Information zuschicken wie viele Kinder bis jetzt in Poznań untersucht bzw. behandelt wurden. Zum Feierabend hin beantwortete ich noch ein Schreiben vom Bürgeramt, welche Schule eine Jugendliche besucht.

Am Dienstag sortierte ich den Ordner mit den Ärztezentren, damit auch hier Ordnung herrscht. Anschließend habe ich noch die neuen Kinder in die Tabelle eingetragen. Den halben Tag verbrachten wir dann mit den Einweisungen in die Einrichtungen. Jeden einzelnen Jugendlichen ins System einzupflegen dauert eine halbe Ewigkeit. Zum Ende hin las ich mir noch die Vorgehensweise bei Vertragsabschlüssen durch, die und die stellvertretende Direktoren gegeben hatte.

Die ganze Ausgangspost bearbeitete ich dann am Mittwoch und es dauerte fast den ganzen Tag bis ich alle Schreiben im LOTUS registriert, eingetütet, beschriftet und das Einschreiben eingetütet habe. Kurz vor Feierabend kam natürlich wieder alles auf einmal und wir mussten noch schnell die Einweisung ausdrucken und zum Direktor ins Büro zum unterschreiben legen.

Den Donnerstag verbrachte ich alleine im Büro und nahm mir Zeit, um die Ordner etwas zu sortieren. Auf Wunsch von meiner Kollegin rief ich den Direktor eine Grundschule an, um nachzufragen ob ein Gutachten über ihren Schüler bereits fertig geschrieben wurde. Ansonsten ordnete ich die Einschreiben zu den ganzen Vorgängen zurück und hatte den ganzen Tag ordentlich zu tun.

Am Freitag schrieb ich zu den Dokumenten der volljährigen eine Aufzählung, damit sie alles abholen können und wir nicht erst Listen erstellen müssen. Dann kam bereits eine volljährige, die ihre Dokumente abholen wollte. Sie kontrollierte noch einmal ob alles da ist, was auf der Liste steht und unterschrieb.

 

Woche 15 - die Sonne bringt so viel gute Laune mit sich...

18April2015

Am Montag waren wir fast den ganzen Tag mit den Einweisungen der Jugendlichen in die Einrichtungen beschäftigt. Jeden neuen Jugendlichen mussten wir ins System eingeben und alle Informationen hinzuschreiben. Später kam neue Post dazu, die ich im Programm Lotus registrierte und soweit wie möglich allein bearbeitete. Zum Ende des Tages brachte ich einen Vertrag zum stellvertretenden Präsidenten.

Den ganzen Dienstag verbrachte ich mit registrieren und rausschicken von Schreiben. Da ich jeden einzelnen Brief mit einer Kennnummer versehen muss, indem ich vorher alle Emfanger ins System geschrieben habe, dauert das Verschicken von Einweisungen recht lange, da es von diesen immer vier Exemplare gibt.

Am Mittwoch morgen begannen wir gleich mit der Einweisung fur einen Jugendlichen, da das Gericht ein Brief geschickt hat, dass dieser Fall schnell bearbeitet werden soll, da der Jugendliche viele Straftaten begeht. Dann verschickte ich noch restliche Briefe, die ich am Freitag nicht mehr geschafft hatte.

Der Donnerstag begann ebenfalls mit Einweisungen im System ORE. Entweder es kommen tagelang keine neuen Jugendliche dazu, die eingewiesen müssen oder es kommen alle aufeinmal . Später beschäftigte ich mich wieder mit dem Postausgang, registrierte die Post im Lotus und tütete sie ein und brachte sie am Ende des Tages in die Kanzlei, die sich im Untergeschoss befindet.

Ja und auch am Freitag wurden wieder viele Jugendliche in verschiedene Einrichtungen eingewiesen. Die Sonne schien so schön ins Büro, sodass ich meine Mittagspause draußen verbrachte. Anschließend schrieb ich noch Schreiben an das Bürgeramt mit der Information welche Schule die angefragten Schüler besuchen. 

...und dann durfte ich das sonnige Wochenende genießen

Woche 14 - ... nur einen Tag auf Arbeit

11April2015

Der Ostermontag ist in Polen auch ein gesetzlicher Feiertag, weshalb ich nicht zur Arbeit musste. Jedoch hatte ich das groooße Glück mich an Ostern zu erkälten

Trotzdem dachte ich, dass das schnell vorüber geht und bin deshalb am Dienstag fleißig zur Arbeit gegangen. Ich habe wieder Schreiben an Gerichte vorbereitet mit der Bitte um Übersendung eines Berichts vom Vormund des Jugendlichen, da wir diesen für die Vervollständigung im System ORE brauchen und ihn nur so in eine Einrichtung einweisen können. Anschließend schickte ich einer Schulsekräterin fehlende Dokumente eines Schülers per Mail zu. Zum Nachmittag hin habe ich mit meiner Kollegin noch die Post entgegengenommen und neue Schreiben im Lotus registriert.

Am Mittwoch bin ich morgens zur Arbeit gegangen, es ging mir aber leider nicht so gut und meine Abteilungsleiterin hat mir einen Termin bei der Ärztin gemacht, die für die Mitarbeiter im ganzen Amt zuständig ist und so blieb ich bis Freitag zuhause im Bett liegen und kurierte mich aus...

Woche 13

04April2015

Den Montag begann ich mit dem Erstellen einer Tabelle in Excel, aus der deutlich wird, aus welchen Bundesländern die Kinder zur speziellen Behandlung (z. B. spezielle Behandlungen für autistische Kinder, die es nur in einer Großstadt gibt) nach Poznań kommen und in welchem Ärztezentrum sie behandelt werden. Diese Information schickt uns das jeweilige Bundesland zu. Anschließend verschickte ich die Anhänge, die wir für die Verträge zur Benzinkostenerstattung der behinderten Schüler erstellt haben, da die Kilometeranzahlen nicht stimmten, an die Eltern, mit der Bitte sie zu unterschreiben und zurück zu senden.

Am Dienstag fuhr ich mit meiner Excel Tabelle fort. Die Ärztezentren brachten Abrechnungen vorbei und ich trug die Kosten für die Behandlungen zu den jeweiligen Patienten ein. Die Tabelle dient dazu, am Quartalsende der Finanzabteilung die Gesamtkosten mitzuteilen. Am Nachmittag kam die Abteilungsleiterin mit ein paar Schreiben, welche ich im Programm Lotus registrierte und nach Möglichkeit bearbeitete.

Am Mittwoch vervollständigte ich die Tabelle mit den Jugendlichen, da wir weitere Briefe mit neuen Kindern und Jugendlichen erhielten, die in Poznań behandelt werden. Die Finanzabteilung bat uns die Summe für die Benzinkostenerstattung für das erste Quartal zu nennen. Anschließend machten wir uns wieder an die Einweisungen der Jugendlichen in erzieherische Einrichtungen. Im System ORE prüften wir, ob neue Einweisungen ausgestellt werden können, da die Mitarbeiter in dem System einen Platz für die jeweiligen Jugendlichen finden müssen, müssen wir darauf warten. Manchmal kriegt meine Kollegin dann eine Nachricht zugeschickt, da es aber nicht immer geschieht kontrollieren wir, ob ggf. ein Jugendlicher bereits einem Platz in einer Einrichtung zugewiesen wurde und stellen dann die Einweisung aus.

Donnerstag früh brachte uns die Abteilungsleiterin genügend Post, sodass ich lange mit dem registrieren sowie mit bearbeiten der Schreiben zu tun hatte. Überwiegend waren es Informationen, dass ein Jugendlicher / eine Jugendliche aus der Einrichtung geflogen ist, da die 4 Wochen Frist, in der man sich in der Einrichtung melden muss abgelaufen ist. Bei diesen Briefen antworte ich dem Gericht, ob der Jugendliche erneut einer Einrichtung zugewiesen werden soll. Später setzte ich mich mit meiner Kollegin an das Programm PABS, um dem Gericht sagen zu können welche Schule die angefragten Schüler besuchen.

Der Karfreitag ist zwar in Deutschland ein Feiertag, in Polen jedoch wird trotzdem noch gearbeitet. Deshalb war ich an diesem Tag nicht sehr motiviert, dass meine Freunde aus Berlin ihren freien Tag genießen, ich jedoch zur Arbeit gehen musste.
Trotzdem machte ich natürlich meine Arbeit und durfte sogar etwas früher gehen. Viel zutun hatten wir sowieso nicht, da die meisten schon im Urlaub waren, auch unsere Abteilungsleiterin, also machten wir uns bisschen ans Ordnen der Dokumente.

Zu Ostern hat mir meine liebe Kollegin noch ein kleines Teelicht Huhn geschenkt, worüber ich mich wirklich gefreut habe, da ich es nicht erwartet habe.

 

 

Woche 12

28März2015

Am Montag schrieb ich zwei Jugendlichen, die ihr 18. Lebensjahr vollendet haben, dass sie ihre Dokumente bei uns abholen sollen. Dann schickte ich einer Einrichtung den Gerichtsbeschluss des Jugendlichen, den sie betreuen, da er wohl nicht angekommen sei. Später kam unsere Chefin ins Büro und erklärte uns, dass einige Verträge für die Benzinkostenerstattung fehlerhaft sind, diese sollten verbessert werden.

Der Dienstag begann mit Verbesserungen von Tabellen, die wir schon in einer anderen Abteilung abgegeben hatten, da sich ein paar Fehler eingeschlichen haben. Anschließend kontrollierte ich mit meiner Kollegin Verträge zwischen Eltern und der Stadt Poznań, die ihr behindertes Kind selbst zur Schule fahren und dafür einen Teil der Kosten erstattet bekommen. Da viele Kilometer Anzahlen nicht stimmten, druckte ich neue Stadtpläne aus und berechnete die richtige Kilometeranzahl. Dadurch mussten wir viele Korekturen durchführen.

Am Mittwoch druckten wir dann zum Vertrag einen Anhang, wo wir alle Änderungen festhielten. Das mussten wir für jeden fehlerhaften Vertrag machen. Da in der Zwischenzeit Schreiben vom Direktor unterschrieben zurück gekommen sind, machte ich mich ans bearbeiten der Ausgangspost. Da viele Briefe sehr wichtig sind und an das Gericht verschickt werden müssen, musste ich die Verträge kurz liegen lassen.

Am Donnerstag musste ich mich in ein paar Gesetze einlesen, da am Tag zuvor eine Frau aus dem Standesamt angerufen hatte und gefragt hat, warum wir eine Geburtsurkunde für die Jugendlichen bräuchten. Wir berufen uns im Schreiben immer auf den Beschluss vom Gericht, meine Kollegin ist der Meinung, dass das unter Datenschutz fällt und deshalb schreiben wir nicht, dass die Geburtsurkunden für die Einweisung in eine Einrichtung notwendig ist. Später schrieb ich an alle volljährigen Jugendlichen einen Brief, dass sie ihre Dokumente abholen sollen, da sonst wichtige Sachen, wie zum Beispiel Zeugnisse, Gesundheitskarten etc. in die Archivierung gehen.

Am Freitag kontrollierte ich noch einmal die Verträge zuende, damit sich nicht noch einmal ein Fehler einschleicht. Damit wir eine Begründung für die Kilometer haben, drucke ich Mappen aus und lege sie zu den Verträgen dazu. Am Nachmittag beschäftigte ich mich wieder mit meiner Lieblingsaufgabe: das wegsortieren der Einschreiben, zu den dazugehörigen Vorgängen . Das zurückheften dieser Einschreiben ist aber sehr bedeutsam, da es oft um Briefe geht, die termingerecht abgeschickt werden müssen und wir so eine Bestätigung haben, dass der Brief angekommen ist.

 

Woche 11

21März2015

Am Montag waren wir fast den ganzen Tag mit den Einweisungen der Jugendlichen in die Einrichtungen beschäftigt. Jeden neuen Jugendlichen mussten wir ins System eingeben und alle Informationen hinzuschreiben. Später kam neue Post dazu, die ich im Programm Lotus registrierte und soweit wie möglich allein bearbeitete. Zum Ende des Tages brachte ich einen Vertrag zum stellvertretenden Präsidenten.

Den ganzen Dienstag verbrachte ich mit registrieren und rausschicken von Schreiben. Da ich jeden einzelnen Brief mit einer Kennnummer versehen muss, indem ich vorher alle Emfanger ins System geschrieben habe, dauert das Verschicken von Einweisungen recht lange, da es von diesen immer vier Exemplare gibt.

Am Mittwoch morgen begannen wir gleich mit der Einweisung fur einen Jugendlichen, da das Gericht ein Brief geschickt hat, dass dieser Fall schnell bearbeitet werden soll, da der Jugendliche viele Straftaten begeht. Dann verschickte ich noch restliche Briefe, die ich am Freitag nicht mehr geschafft hatte.

Auch am Donnerstag saßen wir wieder an den ORE-Einweisungen. Wie immer musste der Jugendliche erst einmal im System auf den neusten Stand gebracht werden oder neu hinzugefügt. Meine Kollegin diktiert mir dan meistens Informationen, die ich ins System schreibe. Es ist eine wirklich gute Übung, denn in den Befunden sind manchmal Wörter, die ich noch nie zuvor gehört habe. Später schickte ich noch Briefe raus, die bereits vom Direktor unterschrieben wurden. Auch die Dokumentationskarte der Jugendlichen aktualisierte ich, da uns eine Schule noch Dokumente dazugebracht hat, um alles vollständig zu haben.

Der Freitag war eher ruhig. Ich bearbeitete ein paar Briefe, die den Tag zuvor gekommen waren. Dabei war ein Brief vom Familiengericht mit der Frage in welche Schule bzw. in welchen Kindergarten ein Kind geht. Das prüfte meine Kollegin im Programm PABS und ich durfte erst einmal alleine eine Antwort formulieren ( mit Hilfe von Vorlagen :) ). Auch eine Zusage verfasste ich, dass ein Kind aus einem anderen "Bundesland" in Poznań zur Schule gehen darf.

Woche 10 - der Arbeitsalltag trifft ein...

15März2015

Am Montag war ich die meiste Zeit alleine im Büro, da meine Kollegin zu einer Schulung war. Also nahm ich ihre Telefonanrufe an und notierte mir fleißig, wen sie zurückrufen möchte. Nebenbei war ich mit einem großen Haufen Posteingang beschäftigt. Die Briefe musste ich alle erst einmal im Programm LOTUS registrieren und die Sachen, die ich selbstständig bearbeiten konnte, erledigte ich bereits. Wie zum Beispiel Anfragen an das Gericht oder Zusagen für eine Behandlung außerhalb des Wohngebiets und zugewiesenen Ärztezentrum. Als meine Kollegin dann nachmittags wieder zurück kam, fertigten wir wieder Einweisungen im Programm ORE.

Am Dienstag morgen begannen wir gleich mit den Einweisungen in die Einrichtungen. Informationen über die Jugendlichen müssen sorgfältig ins System eingepflegt werden, damit die Einrichtungen einen ersten Überblick über die Jugendlichen haben. Anschließend schrieb ich noch Schreiben an das Gericht und das das Bürgeramt. Im Gericht musste wie immer nachgefragt werden, was mit dem Jugendlichen weiterhin passieren soll. Beim Bürgeramt bat ich um die Ausstellung einer Geburtsturkunde für einen Jugendlichen, um ihn in eine Einrichtung einweisen zu können.

Am Mittwoch morgen ging ich erst einmal direkt zum anderen Amt Dokumente vorbeibringen und anschließend zu meiner Arbeitsstelle. Den Bericht, den wir vorher abgeschickt hatten, kam mit Anmerkungen wieder zurück und musste verbessert werden. Später legte ich wieder die Einschreiben zurück zu den Vorgängen, da sich diese schon wieder angesammelt haben. 

Den Donnerstag verbrachte ich mit der Ausgangspost. Ich musste so viele Schreiben im Programm LOTUS registrieren, eintüten, beschriften und noch das Einschreiben ausfüllen. Bei manchen Einweisungen musste ich noch die ganze Dokumentation dazulegen, da die Einrichtungen jegliche Informationen über den Jugendlichen haben müssen. Dann setzte ich mich wieder mit der Kollegin ans System ORE und druckte Einweisungen aus und vervollständigte die ganzen Informationen zu den Jugendlichen.
Bevor es in den Feierabend ging, brachte ich noch ein Schreiben ins andere Amt und durfte von dort aus nach Hause gehen.

Freitag bearbeitete ich noch die restliche Ausgangspost, nachdem ich am Donnerstag keine Einweisungen mehr sehen konnte :) Ich erstellte wieder Schreiben für das Standesamt. Später antwortete ich dem Gericht auf eine Anfrage, welche Schule zwei Jugendliche besuchen und die aktuelle Adresse teilte ich Ihnen auch mit. Die Informationen nahm ich aus dem Programm PABS (eine Art Schülerverzeichnis).

Woche 9

08März2015

Den Montag nutzten wir, um Jugendliche im System ORE in verschiedene Einrichtungen einzuweisen, die vorher das Gericht bekannt gibt und es ins System ORE eingepflegt wird, sodass das „Einweissungschreiben” schon im System fast fertig ist. Wir müssen nur noch das Datum und die Vorgangsnummer ergänzen und es anschließend ausdrucken. Diese Vorgänge haben trotzdem fast den ganzen Tag beansprucht, da wir alle Informationen, die wir besitzen, ins System einpflegen, damit die Einrichtung später genug Materialien hat, um mit dem Jugendlichen arbeiten zu können.

Am Dienstag aktualisierten wir eine Adressen-Tabelle in Excel für alle Sonderschulen in Posen. Daten wie Telefonnummer, Adresse oder E-Mail-Adresse wurden kontrolliert. Später schrieb ich wieder ein Schreiben an das Gericht, um nachzufragen ob ein Jugendlicher erneut in eine andere Einrichtung eingewiesen werden soll. Da meine Kollegin zur Finanz-Schulung musste, durfte ich mir ein paar Materialien bezüglich behinderter Kinder und wie man ihren Grad der Behinderung festlegt. Es wird ein Test mit dem Kind und den Eltern gemacht, wobei verschiedene Sachen gefragt werden, ein Beispiel ist, ob. das Kind bzw. Der Jugendliche sich selbst oder mit Hilfe um die eigene Körperhygiene kümmern kann.

Am Mittwoch kamen wieder neue Einschreiben hinzu, die ich zu den Vorgängen heften konnte. Anschließend setzten wir uns wieder ans Programm ORE um weitere Einweisungen in erzieherische Einrichtungen auszudrucken. Später beschäftigte ich mich mit den Ordnern. Ich sortierte alle Vorgänge alphabetisch ein und beschriftete die Ordner. Im Archiv suchte ich nach einem Vorgang aus 2013, da uns einige Dokumente zu einem Jugendlichen fehlten.

Am Donnerstag begannen wir früh einen Text zu formulieren, um die Prozedur der Einweisungen in ein Therapiezentrum zu verdeutlichen. Diesen Text brauchte die Chefin für ein Treffen mit den Direktoren. Später beschäftigten uns wieder mit den Einweisungen im System ORE, da man dort alle Informationen über die Jugendlichen reinschreiben muss, nimmt es immer einen halben Tag in Anspruch die ganzen Daten einzupflegen, deshalb bearbeiten wir das immer zu zweit.

Am Freitag bearbeitete ich die Tabellen für die Dokumentation der Jugendlichen. Dann schickte ich Briefe raus, die vom Direktor zurückgekommen sind, und brachte sie anschließend in die Kanzlei. Und auch heute musste ich ein paar Schreiben an das Gericht vorbereiten, um nachzufragen, was mit dem Jugendlichen weiterhin passieren soll.

Das Wochenende:  Es war so traumhaft warm , dass ich auf dem Altmarkt spazieren war und anschließend im "Park Cytadela". Hier ein paar Fotos:

 

 

Woche 8 - ich bin eine großeeee Hilfe...

01März2015

Der Montag beginnt mit aufräumen der Ordner, die eine Kollegin angelegt hatte, die diese Aufgaben vorher hatte. Da meine Kollegin aber jetzt diese Arbeit übernommen hat, möchte sie die Vorgänge alphabetisch geordnet haben, ansonsten wären wir die ganzen Tag nur mit suchen beschäftigt. Im System, welches sich ORE nennt, bereiten wir Einweisungen in erzieherische Einrichtungen vor, die wir auf Grundlage eines Beschlusses vom Gericht erstellen. Diese Schreiben werden an die Eltern, an das Gericht und an die betroffene Einrichtung versendet. Falls vorhanden, schicken wir Dokumente wie zum Beispiel Zeugnisse, Gesundheitskarte und/oder Geburtsurkunde mit in die aufnehmende Einrichtung.

Am Dienstag registrierte ich erst einmal alle Briefe die angekommen sind im LOTUS. Fertige Vorgänge lege ich in die jeweiligen Ordner ab. Außerdem rief ich noch einige Schulen und Kindergärten an, die uns noch keinen Bericht erstattet haben, wie viele Kinder mit einem transporter zur Schule gefahren werden. Diesen Bericht müssen wir zusammengefasst in einer Tabelle an die Finanzabteilung geben.

Mittwoch beschäftigte ich mich mit den zurück gekommen Einschreiben, die ich wieder zu den Vorgängen heftete. Später schrieb ich ein Schreiben an das Gericht, mit der Bitte um Zusendung eines fehlenden Dokumentes einer Jugendlichen, die wir in eine Einrichtung einweisen müssen. Für ein Meeting der Direktoren kopierte ich verschiedene Materialien, vor allem Statistik Tabellen in DIN A3, was ziemlich lange dauerte, da der Kopierer alle paar Kopien den Geist aufgegeben hat und ich das ganze immer wieder neu starten durfte .

Der Donnerstag begann mit weiteren Schreiben, es waren Einweisungen aber diesmal in ein Therapiezentrum, diese Schreiben werden nicht an das Gericht geschickt, da nicht das Gericht diesen Beschluss trifft, sondern die Kinder und Jugendlichen auf Antrag der Eltern eine Einweisung erhalten. Das Landratsamt bekommt dieses Schreiben von uns und weist das Kind dann in die gewünschte Einrichtung ein.

Am Freitag mussten wir einen Bericht über die Transporte der Kinder und Jugendlichen an die Finanzabteilung abgeben, aus dem hervorgeht wie viele Kinder diesen Transport zur Schule und zurück nach hause genutzt haben und wie viele von ihnen ein Gutachten haben, welches aussagt, dass sie eine Behinderung aufweisen. Außerdem habe ich die Dokumentenkarten der Jugendlichen ergänzt.

Ich muss ehrlich zugeben, wenn man jetzt einige Sachen auch selbstständig machen kann und nicht die ganze Zeit nur die Kollegin "nerven" muss, macht das ganze viel mehr Spaß. Außerdem sagt mir meine Kollegin, mit der ich im Büro sitze, oft genug, dass ich ihr eine riesen Hilfe bin . Dann ist man gleich viel motivierter!

Woche 7 - immer selbstständiger...

22Feb2015

Der Montag morgen begann mit Durchschauen der am Freitag geschriebenen Schreiben. Ein paar Kleinigkeiten musste ich dann noch verändern, aber im Großen und Ganzen habe ich es mir schlimmer vorgestellt. Anschließend erstellte ich eine Tabelle in Excel für die Dokumentation der Unterlagen von Jugendlichen, die in eine Einrichtung eingewiesen werden. Wenn nämlich alle Dokumente vorhanden sind, kann der Jugendliche erst eingewiesen werden (u. a. Impfpass, Gutachten eines Arztes etc.) Falls uns dann noch ein Dokument fehlt, kann man dann diese Tabelle an das Gericht schicken, welches dann sofort weiß, was noch benötigt wird. Im Programm PABS konnte ich dann eine Schülerin suchen, um herauszufinden welche Schule sie besucht und ggf. ihre Adresse. Eingangspost konnte ich dann im LOTUS registrieren.

Auch am Dienstag kam viel Post bei uns an und ich registrierte diese wieder im LOTUS und vergab den Vorgängen fleißig Vorgangsnummern. Anschließend wurde ich gebeten einen wichtigen Brief vom Direktor in die andere Stadtverwaltung zu bringen. Bei dem sonnigen Wetter war das natürlich eine Freude Später schrieb ich dann noch Anfragen ans Gericht bezüglich Jugendlichen, die von der Einrichtung gestrichen wurden, da sie mehr als 4 Wochen unbeurlaubt fehlten bzw. garnicht erschienen sind. Es wird also eine Anfrage ans Gericht geschickt, ob der Jugendliche erneut eingewiesen wird (was eigentlich zu 99 % der Fälle passiert) oder ob andere Maßnahmen getroffen werden.

Der Mittwoch begann mit Suchen von Dokumenten. Eine Jugendliche war in einer therapeutischen Einrichtung in die sie von ihren Eltern eingewiesen wurden. Da sie aber im Januar 18 Jahre alt geworden ist, hat sie sich auf eigene Verantwortung ausschreiben lassen und somit habe ich alle Dokumente zusammen gelegt und zur eventuellen Abholung von der Jugendlichen bereitgelegt. Mit meiner Kollegin formulierten wir gemeinsam einen Wegweiser, wie man bei der Einweisung von einem Jugendlichen in eine erzieherische Einrichtung vorgeht. Dies haben wir dann ausgedruckt und an die Abteilungsleiterin verschickt, da bei Krankheitsfällen alle Mitarbeiter in der Lage sein müssten eine Kollegin zu vertreten. Eine Etage tiefer brachte ich dann ein Schreiben zum Standesamt und nahm ein Exemplar wieder zurück, welches mit einem Eingangsstempel versehen wurde und heftete es zurück in den vorgesehenen Ordner.

Am Donnerstag habe ich Zusagen geschrieben für Anträge auf eine Behandlung außerhalb der Gemeinde. Ein Schreiben, welches sich bei uns verirrt hat, habe ich dann an die zuständige Stelle weiterversendet. Auch heute habe ich wieder Schreiben ans Gericht fertig gestellt und an den Direktor zur Unterschrift weitergegeben. In Polen ist es üblich, dass jedes einzelne Schreiben erst durch die Hände des Direktors gehen müssen, was manchmal bei einer eher unwichtigen Sache nervig ist, da man dann 1-3 Tage auf eine Unterschrift warten muss. Nachdem ich erzählt habe, dass ich einige Sachen in Berlin selbst unterschreiben durfte (z. B. Reservierungsbestätigungen in der Volkshochschule etc., was hier garantiert der Direktor machen würde), waren alle sehr erstaunt. Die im Standesamt abgegebenen Schreiben konnte ich am Nachmittag bereits abholen, da sie fertig bearbeitet wurden.

Schreiben die die Abteilungsleiterin abgesegnet hat, konnte ich am Freitag zum Direktor bringen und auf eine schnelle Unterschrift hoffen, da sonst die Unterlagen erst am Montag rausgehen würden. Die Verträge für die Fahrtkostenübernahme eines behinderten Kindes mussten noch einmal kontrolliert werden, da sich herausstellte, dass einige Fehler in den veralteten Verträgen stecken. Zur Korrektur gab ich diese fehlerhaften Verträge an meine Kollegin aus einer anderen Abteilung weiter.

 

Woche 6 - die Zeit rennt...

15Feb2015

Am Montag ist endlich meine Kollegin aus dem Urlaub wieder zurück, dass bedeutet es sind bereits 3 Wochen um ich glaube es nicht wie schnell die Zeit vergeht...

Zu Beginn besprachen wir welche Vorgänge in ihrer Abwesenheit  bereits erledigt wurden und was noch offen geblieben ist. Morgen sollen wir einen Bericht (diverse Tabellen) fertig haben, aus dem hervorgeht wie viele Schüler in den Sonderschulen behindert sind und welche Behinderung sie haben. Bei der hohen Anzahl an Sonderschulen und der vielen unterschiedlichen Tabellen sind wir damit den ganzen Tag beschäftigt. Zwischendurch geben Bürger Anträge auf eine Einweisung ihrer Kinder in eine "Erziehungseinrichtung".

Am Dienstag arbeiten wir weiterhin an der Vervollständigung der Tabellen, die Daten werden aus Programmen wie PABS und SIO entnommen. Nachdem wir den Bericht fertig haben und alle Daten vollständig sind, drucke ich die Tabellen aus und gebe sie an meine Chefin.

Um den Schrank etwas auszumisten versende ich am Mittwoch alle zurückgekommenen Briefe erneut an die Adressaten. Um dies zu tun muss ich die Briefe im LOTUS, als Ausgangs-Post,  registrieren. In der Zwischenzeit nehme ich von Bürgern Anträge, zum Wechsel eines Ärztezentrums (pädagigisch-psychologische Betreuung) an und registriere die Schreiben wieder im LOTUS als Einganspost.

Am Donnerstag ist viel Post reingekommen, wodurch ich viele Schreiben im Programm LOTUS registrieren muss. Auf jedem Schreiben schreibe ich dann die Vorgangsnummer auf, die mir das Programm erteilt. Die Nummern sind folgendermaßen aufgebaut Ow-II.4451.1.1.2015 ⇒  Ow steht für die Abteilung, die zwei für die "Unterabteilung" und die 4451 für welches Themengebiet. Am Nachmittag habe ich noch einmal eine Tabelle in Excel erstellt, in der hervorkommt wie viele behinderte Kinder mit dem privaten PKW zur Schule gebracht haben und wie viel Geld sie bereits ausgezahlt bekommen haben (Benzinerstattung). 

Den Freitag musste ich leider wieder alleine im Büro verbringen, da ich aber genügend Aufgaben bekommen habe, wie zum Beispiel verschiedene Schreiben erstellen, ging der Tag schnell zu Ende. Ich schrieb unter anderem Einweisungen in eine erzieherische Einrichtung für Jugendliche, wobei ich mich natürlich an Vordrucken orientierte. Auch sortierte ich bereits erledigte Vorgänge zurück in die Ordner.

Woche 5

08Feb2015

Am Montag begann ich mit dem weiteren sortieren der Einschreiben, jedoch durfte ich die aus 2012 und älter vernichten. Das Programm LOTUS war beim Finden eines Vorganges hilfreich, da dort alle Vorgänge registriert werden und ich somit nur die Vorgangsnummer vom Einschreiben im Programm suchen musste. Für meine Kollegin durfte ich später die Dokumente aus den Ordnern von 2014 suchen, die noch nicht abgeschlossen wurden oder im Jahr 2015 erst abgeschlossen wurden und in den neuen Ordner heften. Am Nachmittag rief ich auf Bitte meiner Kollegin in einer Schule an und teilte der Sekretärin mit, dass wir ein gesuchtes Schreiben gefunden haben. Dies habe ich gescannt und per Mail an die Schule geschickt.

Den Dienstag verbrachte ich mit Erstellen von neuen Ordnern, das heißt Ordnerrücken in Word erstellen, ausdrucken und zuschneiden. Auch im Schrank konnte ich die Ordner nach Thematik und Vorgangsnummern sortieren. Neue Dokumente konnte ich anschließend in die neuen Ordner für 2015 heften.

Am Mittwoch konnte ich im Programm LOTUS einen Vertrag als ausgehende Post registrieren und an den stellvertretenden Präsidenten versenden. Für den Ordner mit Verträgen zwischen Eltern und der Stadtverwaltung erstellte ich dann Trennblätter für jeden einzelnen Vorgang, um so eine bessere Übersicht zu haben.

 Verschiedene Schreiben erstellte ich dann am Donnerstag gemeinsam mit meiner Kollegin. Unter anderem waren es Einweisungen in eine spezielle Einrichtung für "schwierige" Jugendliche. Einen Vertrag zwischen Zwei Stadtverwaltungen habe ich dann, gemeinsam mit meiner Kollegin, in das Programm KSAT eigeführt.

Der Freitag war eher ein ruhiger Tag, ich konnte ein paar eingegangene Schreiben im LOTUS registrieren. Auch die ausgehenden Schreiben registrierte ich und verschickte sie. Später holte ich dann einen fertig unterschriebenen Vertrag aus der anderen Stadtverwaltung und legte ihn zu den anderen Unterlagen.

Woche 4 - der erste Monat ist hinter mir !

25Jan2015

Der Montag begann mit eintüten von Briefen, die am Freitag nicht mehr rausgeschickt wurden. Da ich noch keinen Zugang zum Programm LOTUS habe, mit dem ich Briefe registriere, bevor ich sie rausschicke, bleibt mir nur noch das Eintüten übrig. Anschließend bringe ich sie ins Sekretariat, wo diese dann in die Kanzlei zum verschicken gebracht werden.

Da es langsam nervig wird, dass ich mich nicht im Computer einloggen kann, obwohl ich bereits einen Benutzernamen und ein Passwort bekommen habe, gehe ich ins andere Amt, wo der Informatiker sitzt und bitte um Klärung. Schließlich bekomme ich ein neues Passwort und das einloggen funktioniert dann auch.

Am Dienstag half ich einer Kollegin aus, indem ich neue Ordner für das Jahr 2015 anlegte. Ansonsten quälte ich mich weiterhin mit den Einschreiben, die ich zurück zu den Vorgängen heften wollte. Das gestaltete sich jedoch immer schwieriger, da krankheitsbedingt viele andere Kollegen die Vorgänge meist übernommen haben und ich so von Büro zu Büro laufen musste, um Vorgänge zu suchen.

Ich erstellte für mich selbst eine Liste mit Vokabeln, die ich nicht kannte, um auch wirklich alle Vorgänge in der Abteilung verstehen zu können. Diese Liste wird bestimmt noch lange, lange weitergeführt :)

Den Mittwoch verbrachte ich damit, einen Informatiker ans Telefon zu kriegen, damit LOTUS, das Programm, womit hier hauptsachlich gearbeitet wird, konfiguriert wird und ich damit arbeiten kann. Nachdem ich es endlich geschafft habe, dachte ich dass ich den Kampf mit dem PC endlich hinter mir lassen kann, aber vergeblich. Ich scheiterte daran, als ich Ordnerrücken ausdrucken wollte. Hier in der Verwaltung hat jeder Mitarbeiter eine elektronische Karte, mit der man ins Büro kommt und auch Drucken kann. Ja, die Karte habe ich schon und auch den Zugang habe ich bereits aber einen Code zum kopieren, drucken oder scannen habe ich noch nicht. Deshalb musste ich wieder gefühlte zehn Menschen anrufen um einen Code zu bekommen und dann klappte das ausdrucken schon.

Fur eine Kollegin heftete ich am Donnerstag neue Vorgänge bzw. Vorgänge, die in 2015 weitergeführt werden in einen seperaten Ordner und erstellte dafür auch einen Ordnerrücken. Es waren die Verträge zwischen den Eltern und der Stadtverwaltung für die Erstattung der Benzinkosten für die tägliche Fahrt, eines behinderten Kindes, zur Schule und zurück.

Am Freitag früh ging ich zum anderen Amt, um eine Parkplatzkarte wechseln zu lassen, da diese nicht mehr gültig ist. Anschließend erstellte ich weiterhin Ordnerrücken für die neuen Ordner in 2015 und heftete die Vorgänge aus dem Jahr 2014 in die neuen Ordner, die noch nicht abgeschlossen wurden oder erst im Jahr 2015 abgeschlossen wurden. Zum Ende des Tages heftete ich die zurückgekommenen Einschreiben zu den Vorgängen.

Woche 3

25Jan2015

   Ab Montag sitze ich für ganze drei Wochen alleine im Büro, da, wie schon erwähnt, meine Arbeitskollegin/ Praxisanleiterin für drei Wochen im Urlaub ist. Also beginne ich den Tag mit Aufgaben, die meine Kollegin mir aufgegeben hatte, bevor sie in den Urlaub ging.

Ich befreite die Umzugstüten von den Ordnern aus dem alten Büro und sortierte sie in zwei Schränke ein. Außerdem bereitete ich Briefe für den Postausgang vor, ich füllte das Einschreiben aus und tütete sie dann ein. Wichtig ist hierbei immer die Nummer des Vorgangs auf den Briefumschlag sowie auf das Einschreiben zu notieren.

Dokumente für die verschiedenen Schulen legte ich im Foyer in die vorgesehenen Fächer, damit ein Mitarbeiter sie abholen kann. Einige Schulen mussten die Umschläge persönlich bei mir im Büro abholen, da sich dort Personendaten befanden.

Am Dienstag beschäftigte ich mich mit dem Raussuchen der zugehörigen Vorgänge der zurückgekommenen Einschreiben. Anhand der Vorgangsnummern sortierte ich zu erst die ganzen Einschreiben, um sie dann in die Ordner abzulegen.

Nach der Mittagspause brachte ich Dokumente zum Hauptsitz der Stadtverwaltung.

Da ich noch keinerlei Zugänge zum Büro (sprich eine Karte, um das Büro öffnen zu können) oder einen Computer-Zugang habe, sortierte ich nachmittags weiterhin die Einschreiben.

Mittwoch konnte ich wieder Briefe zum herausschicken vorbereiten und diese ins Sekretariat der Abteilung bringen. Außerdem bekam ich endlich eine Karte, die ich im anderem Amt abholte, mit der ich einen Zugang zum Büro bekam, ohne jedes Mal eine Kollegin fragen zu müssen.

Für eine Kollegin habe ich eine Liste ausgefüllt mit allen Möbeln und Möbelnummern (stehen auf jedem Mobiliar), damit keine der Möbel verloren gehen und klar ist wo sie nach dem Umzug stehen.

Donnerstag Morgen durfte ich gleich Dokumente rüber ins andere Amt bringen. Um die neuen Vorgänge im Jahr 2015 ordnugsgemäß zu bewahren, erstellte ich neue Ordner mit beschrifteten Ordnerrücken und heftete die Vorgänge dann weg.

Am Freitag ging ich um acht Uhr erst einmal zum Amt am "Plac Kolegiacki", um meinen Computer-Zugang zu aktivieren. Vor Ort musste ich mich beim Informatiker erst ausweisen und durfte dann meine Passswörter ändern. Im Büro angekommen ordnete ich wieder die Einschreiben an die dazugehörigen Vorgänge. Dokumente von Kollegen schredderte ich noch zum Ende des Tages bevor es in den Feierabend ging..

 Eine Burg in eine Nebenstraße am AltmarktDer Hauptsitz der Stadtverwaltung Posens am Der Altmarkt

 

 

 

 

 

Woche 2

16Jan2015

Am Montag durfte ich bereits selbstständig arbeiten, da meine Kollegin morgens nicht anwesend war. Meine Aufgabe war es die veralteten Dokumente von Freitag, die nicht archviert werden müssen,  zu vernichten.

Später setzte ich mich mit meiner Kollegin an den PC und bearbeitete verschiedene Vorgänge. Zum Beispiel gab es viele Anträge von Eltern, die ihr behindertes Kind mit einem Schulbus zur Schule/Kindergarten fahren lassen möchten, diese mussten geprüft werden und in 99 % der Fälle wird dann eine Zusage an die Eltern und die zuständige Schule/Kindergarten versendet. Diese ausgehenden Briefe werden erst dem Direktor der Abteilung vorgelegt und erst wenn er seine Zustimmung/Unterschrift gibt, wird der Brief im Programm LOTUS bearbeitet und herausgeschickt.

Zum Feierabend hin durfte ich meinen Antrag auf einen Computer-Zugang zur anderen Stadtverwaltung bringen, um den Vorgang zu beschleunigen.

Am Dienstag morgen kontrollierte ich Verträge, die die Eltern, die ihr behindertes Kind selbstständig mit ihrem eigenen PKW zur Schule/Kindergarten fahren, mit der Abteilung für Bildungswesen geschlossen haben, um einen Anteil der Benzinkosten erstattet zu bekommen. Nach der Kontrolle veranlasste ich gemeinsam mit meiner Kollegin die Auszahlung der Gelder und leitete die Anweisungen an die Finanzabteilung weiter.

Im Programm PABS (eine Art Melderegister für Schüler) durfte ich dann Schüler (mit Hilfe von Geburtsdaten, Ausweis-Nr., Namen und Vornamen) aus Posen suchen, um Anfragen zu beanworten, wo das Kind zur Schule geht. Anschließend bereitete ich die Schreiben vor und legte diese dann dem Direktor zur Prüfung vor.

Eine Excel-Tabelle, in der sichtbar wurde, wie viel Geld (für Benzinkosten) an welche Eltern im Schuljahr 2013/2014 und dem ersten Halbjahr 2014/2015 ausgezahlt wurde, durfte ich dann am Mittwoch erstellen. Diese Tabelle wurde ebenfalls an die Abteilung für Finanzen übergeben, um das Haushaltsjahr 2014 abschließen zu können.

Am Donnerstag durfte ich wieder alte Materialien und Vorgänge für die Archivierung vorbereiten, die unbrauchbaren Materialien konnten geschreddert werden. Anschließend brachte ich zum anderen Amt wichtige Schreiben von Kollegin, um die Vorgänge zu beschleunigen.

Anschließend bereitete ich ein Schreiben vor, welches an das Landesgericht geschickt wird, mit der Frage was mit einem Jugendlichen geschehen soll, der aus einer Einrichtung aufgrund von Nichterscheinen gestrichen wurde. Zur Unterschrift wurde dieses Schreiben an den Direktor weitergegeben.

Das Arbeitsschutzseminar fand am Freitag statt. Wir wurden unter anderem über die Erste Hilfe, Verhalten bei Brand und Arbeitsbedingungen geschult. Im Büro sortierte ich dann Ordner, die noch nicht in die Schränke gestellt wurden, da nach dem Umzug der Abteilung alles noch etwas durcheinander war.

Briefe, die nicht rausgeschickt wurden, habe ich dann noch einmal eintüten und im Programm LOTUS als ausgehende Post registrieren.

Zum Schluss listete ich noch alle offenen Vorgänge auf, da meine Kollegin für 3 Wochen im Urlaub sein wird und die Abteilungsleiterin diese Vorgänge unter Kontrolle haben muss.

Die erste Woche in der Stadtverwaltung Posens (Abt. Bildungswesen)...

09Jan2015

Am ersten Tag wurde ich von der Abteilungsleiterin begrüßt und über die Ausbildung in der Verwaltung informiert. Von Anfang an erklärte sie mir, dass ich ein Teil des Teams bin und dieses dementsprechend unterstützen werde.

Durch die Wahl eines neuen Präsidenten in Posen, erfolgt eine Neuordnung, somit ist die ganze Abteilung neu zusammengestellt worden und es herrscht anfangs noch etwas Chaos, da die Mitarbeiter erst in die Aufgaben hineinwachsen müssen, wie auch ich.

So wurde ich dann am Mittwoch, den 08.01.14 einer Mitarbeiterin zugewiesen und durfte mein Büro beziehen. Es fand anschließend eine Besprechung im Team statt. Es wurden Schritte der Reorganisation besprochen und ich wurde dem gesamten Team vorgestellt (ich muss ehrlich zugeben, dass ich mir vorkam als könnte ich gar kein Polnisch, da die Verwaltungssprache doch eine ganz andere ist, aber die Mitarbeiter versicherten mir zu helfen und viel Geduld zu haben..) Auch die Aufteilung der neuen Aufgaben waren Teil der Besprechung.

Im Büro wurden mir dann die Programme vorgestellt, mit der Stadtverwaltung arbeitet (u.a. PABS, LOTUS, KSAT).

Den Donnerstag verbrachte ich mit rausschicken einiger Schreiben, wie zum Beispiel Einweisung für Kinder und Jugendliche, die in eine spezielle Schule geschickt werden, um besser gefördert zu werden. Mit Hilfe des Programms LOTUS werden dann die Schreiben im System gespeichert und jedem Vorgang wird eine seperate Nummer zugeordnet. Wichtig ist es dann, den Brief zum vorherigen Vorgang zu sortieren.

Am Freitag wurde ich zum archivieren der Akten zugewiesen. Aktuelle Jahre wie zum Beispiel 2014/2013/2012 wurden in den Ordnern gelassen und werden noch weitere Jahre aufbewahrt, ältere Dokumente, je nach Wichtigkeit, wurden entweder vernichtet oder für das Archiv vorbereitet. Mit dieser Aufgabe hatte ich dann auch den ganzen Tag genug zutun...

 

 

 

Bald geht es los...

05Jan2015

Dies ist der erste Eintrag in meinem neuen Blog. In Zukunft werde ich hier über meine Erlebnisse in Posen berichten. 6 monatelang werde ich in der Stadtverwaltung Posens in der Abteilung für Bildungswesen arbeiten und dabei die Polnische Sprache von einer, für mich neuen Seite, entdecken.

Am 7. Januar ist mein erster Arbeitstag, über den ich dann hier berichten werde...